Следует сразу заметить, что подготовка к участию в конкретной выставке должна начинаться с ответа на вопрос:
«Какие цели мы стремимся достичь, участвуя в данной выставке?». Дело в том, что у каждой компании будут свои особенные цели. Некоторые компании будут преследовать имиджевые цели, тогда как другие – продвижение нового продукта на рынке, у третьих будет цель закрепить своё присутствие на новом для них рынке и так далее.
Отсюда будут вытекать и разные принципы оформления выставочных стендов, подготовки рекламных материалов и задачи, поставленные перед специалистами компании, которые будут работать на стенде.
Для сколько-нибудь крупной компании подготовку к выставке лучше всего оформить письменно, например, приказом директора. Это будет стимулировать всех сотрудников компании, вне зависимости от принадлежности к тем или иным подразделениям, вести слаженную и скоординированную подготовку к выставке.
В противном случае неизбежно возникнет разноголосица, ведь каждый видит подготовку к выставке по-своему и исключительно со своей колокольни. Естественным результатом разноголосицы станет сначала потеря времени, а затем и денег компании.
Отметим, что полностью закончить подготовку к выставке исключительно собственными руками у Вас не получится, да и не следует к этом стремится. Взять хотя бы выставочные стенды. Сегодня это воплощение не только инженерной мысли, но мысли дизайнеров, психологов, маркетологов, а при необходимости и людей других профессий, которые будут работать только над одной сверхзадачей – заинтересовать потенциальных покупателей и заставить их остановиться перед стендом, чтобы ваши специалисты смогли их разговорить и рассказать о компании или ее продукции. Поэтому не стоит рассказывать специалистам, как им лучше сделать выставочный стенд, лучше Вы расскажите им, что Вы хотите получить в результате.